Mnoho otázek, ať už ze školení, nebo přímo od klientů při zavádění tohoto nařízení GDPR do společností, je spojeno s otázkou, jak legitimně řešit přímý marketing. Z tohoto důvodu vám přinášíme trochu světla do této problematiky, respektive objasníme vám, jak správně získat potřebný výslovný souhlas pro zpracování osobních údajů pro tento účel.
Jaký tento souhlas musí být?
- Aktivní – žádné předem zaškrtnuté políčko.
- Nepodmíněný, jednoznačný – odsouhlasení pro jeden účel nesmí být podmíněno odlišným důvodem, nesmí být začleněno do jiné smlouvy, obchodních podmínek atd.
- Odvolatelný – subjekt musí vědět o možnosti odvolat udělený souhlas.
- Svobodný – existence možnosti nesouhlasit.
- Informovaný – subjekt musí vědět, kdo je správce.
- Konkrétní – musí být jasně definovaný účel.
Jak to bude vypadat v praxi?
Příkladem je webová registrace na stránky společnosti nebo registrace nutná pro poskytnutí služby.
- Při vyplňování registračního (přihlašovacího) formuláře bude nutné pro odsouhlasení poskytování osobních údajů za účelem přímého marketingu, vytvořit políčko pro tento účel zvlášť. Toto políčko nesmí být předvyplněné (následuje aktivní zaškrtnutí – podmínka splněna).
- Souhlas nesmí být součástí jiného políčka jako je srozumění s obchodními podmínkami, musí být zvlášť (nepodmíněný a jednoznačný - podmínka splněna).
- Vedle políčka by měla být informace, že tento souhlas jde kdykoliv odvolat (odvolatelný – podmínka splněna).
- V případě, že se zákazník rozhodne neudělit souhlas, tedy nezaškrtne políčko, musí mu být dovoleno dále pokračovat v registraci či objednávce služby. Kontaktní údaje tedy nebudou zahrnuty do databáze pro přímý marketing (Svobodný – podmínka splněna).
- Zákazník musí vědět komu dává souhlas pro takovéto zpracování osobních údajů. Jestli bude podroben přímým marketingem jen jednoho správce či více, zda je opravdu správce jeho osobních údajů společnost, u které vytváří registraci či objednává službu, produkt. Je třeba uvést k políčku komu se dává souhlas, tedy kdo bude správce (Informovaný – podmínka splněna).
- Podmínka konkrétnosti – účel je daný popisem u políčka, tj. souhlasím se zpracováním osobních údajů pro účel přímého marketingu, posílání obchodních sdělení, novinek atd. (podmínka splněna).
Úřad na ochranu osobních údajů dále doporučuje potvrzení udělení souhlasu tzv. double opt-in. Double opt-in spočívá v zaslání „potvrzovacího emailu“ ihned po registraci či objednání služby, produktu. V tomto potvrzovacím e-mailu se nachází link, na který když se klikne, tak dojde k druhotnému potvrzení. Potvrzovací e-mail zaslaný do příslušné schránky potvrdí nejen souhlas jako takový, ale zároveň i to, že byl souhlas udělen skutečně oprávněnou osobou.
Chcete vědět jak na to? Na školení se můžete přihlásit zde, a pro poradenský projekt nás neváhejte kontaktovat!